Conditions particulières de Ventes

nous tous. Nous devons composer avec et nous adapter le mieux pos­sible en gardant notre calme et notre bonne humeur.

Organisation de l’accueil

Les familles hôtesses accueillent les élèves le premier jour. Pour les jours suivants, afin de rejoindre le ou les points de rencontre, lorsque le trajet peut se faire à pied (10 à 15 mn), les familles indiqueront leur chemin aux participants afin qu’ils s’y rendent seuls (sauf disposition contraire prévue au contrat).

L’autocar effectuera un ramassage quotidien reliant les différents points de rencontre matin et soir.

Les participants sont généralement hébergés par groupes de 2, 3 ou 4. Ce nombre peut, de manière très exceptionnelle, être plus important à certaines périodes de l’année.

De manière très ponctuelle, il se peut que le prestataire ait à faire appel aux services de taxis pour permettre aux élèves de faire le trajet entre le point de rencontre et la famille hôtesse. Ceci peut être le cas par exemple en cas d’arrivée tardive du groupe au point de rencontre ou d’empêchement personnel de la famille hôtesse.

Composition des familles hôtesses

La composition de la structure familiale de vos hôtes n’est pas normée. Il peut s’agir d’une personne seule, d’un couple avec ou sans enfant, de personnes retraitées ou en activité. Par ailleurs, les familles peuvent être de toute origine religieuse ou ethnique, et de diverses classes sociales ou catégories sociaux professionnelles.

Une fois dans la famille, à chacun de trouver de nouveaux repères en respectant les règles de vie de la famille (agencement des chambres, mode de vie : horaires, tabac, animaux).

Il est donc essentiel de préparer l’ensemble des participants à cette ren­contre et aux différences qu’ils seront amenés à côtoyer.

Allergies / régimes alimentaires

Nous transmettons en amont toutes les informations reçues de votre part concernant les allergies ou régimes alimentaires des participants. Toute­fois, il serait bon à votre arrivée sur place de rappeler les allergies et ré­gimes essentiels au correspondant local et aux familles hôtesses concer­nées. Ceci permettra de s’assurer au mieux de la bonne compréhension de ces différents éléments et du bon déroulement du séjour pour tous.

Sorties nocturnes

Les sorties nocturnes sont strictement interdites, et ce, quelque soit l’âge des élèves. La responsabilité de VTO VOYAGES ne saurait être engagée si cette consigne n’était pas respectée. Il est demandé aux professeurs / accompagnateurs d’en informer les participants et de veiller au respect de cette règle.

Correspondants locaux et communication

Les correspondants locaux sont à votre service pour optimiser la commu­nication, et par conséquent les bonnes relations, entre votre groupe et les familles. C’est avec eux que vous devez régler sur place tout ce qui se rapporte aux familles d’accueil.

Dans le cas où des élèves vous feraient part de difficultés rencontrées au sein de leur famille hôtesse, nous vous incitons vivement à commu­niquer au mieux avec le correspondant local et la famille concernée. Il est extrêmement important de discuter avec chaque intervenant et avec les élèves. Les différences de perception des uns et des autres, et les difficultés de communiquer dans la langue du pays peuvent expliquer beaucoup de mal entendus.

Par ailleurs, il peut être essentiel dans certains cas, d’aller constater vous-mêmes au sein de la famille hôtesse, avec son accord et celui du corres­pondant local, les faits relatés par les élèves.

Nous vous remercions d’entretenir au mieux cette bonne communica­tion entre tous les acteurs du séjour, car elle contribue réellement à la bonne expérience de tous.

Si vous le jugez utile, vous pouvez bien sûr contacter VTO VOYAGES aux numéros de téléphone qui vous seront fournis avant le séjour. Si une diffi­culté persiste, il est essentiel que nous soyons informés de la situation afin que nous puissions également agir en conséquence de notre côté.

B – HÉBERGEMENT EN HÔTEL OU AUBERGE DE GROUPES

Vous avez fait le choix d’être hébergés à l’hôtel ou en auberge de jeu­nesse. Les établissements que nous sélectionnons proposent générale­ment des chambres ou dortoir à partager.

Les centres accueillent de nombreuses personnes. Il est demandé de respecter le calme et le repos de chacun, ainsi que le règlement inté­rieur d’une manière générale. Les professeurs – accompagnateurs sont responsables de la discipline du groupe et de la bonne image de leur établissement. Les élèves sont hébergés en chambres multiples, les ac­compagnateurs en chambres doubles ou exceptionnellement triples. Des chambres individuelles sont quelquefois possibles dans certains éta­blissements (en nombre limité) moyennant un supplément.

Taxe de séjour et frais de caution : de plus en plus d’établissements de­mandent des taxes de séjour et frais de caution dont le client devra s’ac­quitter à la demande de l’hôtelier (il se peut dans certains cas que VTO VOYAGES n’ait pas été informé par l’hébergeur de cette procédure).

C – REPAS

Repas au restaurant ou en cafétéria

L’accompagnateur se présente d’abord au responsable du restaurant pour lui annoncer le groupe. La plupart du temps, l’eau est servie en ca­rafe. Toute boisson autre est à payer sur place. Des menus type groupes sont établis à l’avance par les différents établissements. VTO VOYAGES fait en sorte de diversifier les menus et signale toutes les allergies et habi­tudes alimentaires. Le prix des repas étant toujours calculé au plus juste, toute modification ou demande particulière sera facturée à l’établisse­ment. Les accompagnateurs disposent des mêmes repas que les élèves : la cafétéria n’est jamais tenue de leur offrir ni le vin, ni le café, même si beaucoup le font par geste commercial vis à vis de VTO VOYAGES. Le volume d’activité de certaines chaînes de restauration, pendant les pé­riodes chargées, peut engendrer en dernière minute des modifications des prestations convenues.

Paniers repas et repas en familles hôtesses

Les paniers repas n’ont pas le but de se substituer à un repas pris au restaurant. Cette solution permet une souplesse d’adaptation à votre programme (heure du déjeuner, durée, lieu…). Selon les coutumes de chaque pays, le contenu peut manquer d’originalité et être très différent en qualité, mais VTO VOYAGES demande systématiquement aux familles de veiller à la quantité. Pour les repas pris en familles hôtesses, l’apprécia­tion peut dépendre des goûts et des habitudes alimentaires de la famille et du pays.

Dans certains pays, les familles prenant leur dîner très tôt, les repas en soirée peuvent être pris indépendamment de celui de la famille hôtesse.

D – RITES RELIGIEUX

Même si quelques adaptations demeurent possibles notamment en terme de contenu de repas de type végétariens, les rites religieux de chacun ne peuvent être pris en compte dans l’organisation des familles d’accueil ou des lieux d’hébergement pour diverses raisons. Nous vous remercions d’en prendre bonne note.

ASSURANCES

A – ASSURANCE RESPONSABILITE CIVILE

VTO VOYAGES, registre des Opérateurs de Voyages et de Séjours : IM 012 11 0004, organisateur, est obligatoirement couvert par une assurance Responsabilité Civile Professionnelle (ALLIANZ IARD – 81033 – 5C Esplanade Charles de Gaulle – 33081 Bordeaux Cedex – N° de contrat : 59958243) qui couvre les dommages corporels, matériels et immatériels qui pour­raient être causés aux participants des voyages par suite de carence ou de défaillance de nos services.

L’attention des participants est toutefois attirée sur les variantes existant selon les pays quant aux garanties légales et réglementaires des hôte­liers, des transporteurs et de tout autre prestataire de service. Ils sont en conséquence invités à consulter leur assureur pour toutes couvertures complémentaires dont ils souhaiteraient bénéficier.

B – ASSURANCES COMPLEMENTAIRES (voir fiche assurance annexe).

VISITES

Pour les groupes scolaires, certains sites exigent que la demande de ré­servation émane directement de l’établissement scolaire afin d’obte­nir l’accès gratuit ou à tarif réduit, ou tout simplement parce qu’ils ne veulent pas traiter avec les agences de voyages. VTO VOYAGES vous in­formera de ce procédé dès le devis et ne pourra être tenu responsable, d’un oubli de réservation, d’un refus de visite ou de tarif spécifique de la part du site.

RETARD

Dans le cas où le client anticipe un retard supérieur à 15 mn, et quelqu’en soit la cause, il se doit de prévenir le prestataire concerné le plus tôt pos­sible. Ce dernier mettra tout en oeuvre pour assurer le service réservé dans les meilleurs conditions possibles, mais selon la nature du service et le retard effectif, il se réserve le droit d’annuler la prestatation sans qu’un remboursement ou une compensation ne soit obligatoire. VTO VOYAGES se tient à la disposition du client sur le numéro d’urgence pour gérer au mieux ce type de situation.

RESPONSABILITE DES VOYAGEURS

A – Les voyageurs s’engagent à respecter les formalités de police et de douanes du pays visité, ainsi que d’être en possession des documents d’entrée nécessaires.

En cas d’impossibilité d’obtenir ou défaut des pièces concernées, il ne pourra prétendre à aucun remboursement et sera entièrement res­ponsable des frais occasionnés. En cas d’impossibilité de poursuivre le voyage dans les conditions prévues au contrat du fait du client, celui s’engage à prendre à sa charge tous les frais de nouvelles réservations ou d’adaptation du programme en cours et ne pourra prétendre à au­cun remboursement pour les prestations annulées, et ce pour quelque raison que ce soit.

B – Les bagages font l’objet de tous nos soins et sont transportés dans la limite de la place disponible, et aux risques et périls des voyageurs.

Aucune assurance bagages n’est incluse dans nos prix (sauf mention contraire). Nous déclinons toute responsabilité en cas de perte, détério­ration ou vol, ainsi que des objets et effets laissés et oubliés dans la cabine des autocars. Le client s’engage à informer les participants de ne laisser aucun objet personnel dans la cabine passager lors des stationnements, car ceux-ci ne seraient pas couverts par l’assurance de VTO VOYAGES en cas de vol ou détérioration.

C – DISCIPLINE

Les voyageurs ou représentants légaux sont pleinement responsables d’éventuels faits comme : vandalisme, dégradations volontaires, vols, bagarres au cours du voyage. Nous nous réservons le droit de refuser l’inscription ou d’interrompre immédiatement le voyage à toute per­sonne dont la tenue, la conduite, l’état physique ou mental serait de nature à nuire au bon déroulement du voyage ou à enfeindre les lois du pays. Les frais de rapatriement et de relogement sont à la charge du client. Aucun remboursement des prestations annulées ou perdues ne sera envisageable.

D – AUTORISATIONS ADMINISTRATIVES

Avant chaque départ, le client devra s’assurer qu’il dispose de toutes les autorisations administratives en vigueur de la part de l’administration à laquelle il est rattaché, pour lui, les membres de son groupe et les éven­tuels accompagnateurs bénévoles qu’il aura choisis.

E – SÉJOUR AVEC TRANSPORT À LA CHARGE DU CLIENT

Dans le cadre d’un séjour où le client fait le choix de réserver lui-même une partie ou la totalité des modes de transport, ces prestations de­meurent sous l’entière responsabilité du client. VTO VOYAGES ne saurait être tenu responsable de la non-exécution de services à sa charge, suite au retard d’un mode de transport réservé directement par le client. En cas d’annulation totale ou partielle des prestations du séjour en raison d’un retard de transport à la charge du client, aucun remboursement ne sera envisageable.

F – Annulation client : voir Contrat.

RESPONSABILITE DE VTO VOYAGES

A – VTO VOYAGES, s’engage à respecter les conditions de vente, ainsi que les termes exacts de ce contrat.

B – En cas de mauvaise exécution ou d’inexécution du contrat le client pourra saisir VTO VOYAGES impérativement par lettre recommandée avec accusé de réception dans un délai maximum de 15 jours après le retour du voyage. En cas de manquement aux obligations ou d’irrégula­rité de la prestation, le client devra obligatoirement contacter l’astreinte téléphonique de VTO VOYAGES au 06 73 93 87 99.

C – Si par suite de circonstances extérieures VTO VOYAGES ne pouvait honorer tout ou une partie des prestations décrites au présent contrat, il s’engage à rembourser intégralement la somme correspondante, sans préjuger du recours en réparation des dommages éventuels subis.

D – Dans le cas où VTO VOYAGES est contraint de modifier largement des éléments essentiels du programme, le client est en droit de renoncer à son voyage et de ce fait, obtenir le remboursement des sommes versées sans aucune retenue et sans aucune indemnité.

E – VTO VOYAGES ne peut être tenu responsable en cas de force ma­jeure: retard aérien, terrestre, ferroviaire – grèves – guerre – ou fait d’un tiers.

F – Si les circonstances l’exigent et dans l’intérêt des participants VTO VOYAGES peut décider à tout moment de modifier les dates, les itiné­raires, l’ordre des visites ou d’annuler un voyage sans que les participants puissent obtenir une indemnisation quelconque. Le client ne pourra pré­tendre à aucune indemnité si l’annulation du voyage est imposée par des circonstances de force majeure ou pour des raisons tenant à la sécu­rité des voyageurs. De même, le client ne pourra prétendre à aucune in­demnité si l’annulation du voyage intervient pour insuffisance du nombre de participants à 21 jours du départ et au-delà.

G – VTO VOYAGES s’engage à fournir par écrit au client, avant la date prévue du départ : le nom, l’adresse, le numéro de téléphone permet­tant d’établir un contact direct avec chacun des voyageurs.

H – VTO VOYAGES s’engage à fournir par écrit au client, avant le dé­part les numéros d’appel d’urgence permettant d’établir un contact de toute urgence avec VTO VOYAGES.

INFORMATIONS GENERALES

A – Modifications particulières : en raison des aléas toujours possibles dans les voyages, en particulier à l’étranger, les participants sont avertis que ce qui leur est décrit constitue la règle mais qu’ils peuvent constater et subir des exceptions dont nous les prions, par avance, de nous excuser.

Les fêtes, tant civiles que religieuses, les grèves et les manifestations dans les pays visités sont susceptibles d’entraîner des modifications dans les visites ou excursions, dont l’organisateur ne peut être tenu pour respon­sable.

B – Hôtellerie : nous retranscrivons la classification des hôtels par étoile ou par catégorie effectuée par les ministères de tourisme locaux selon des normes qui sont différentes des normes françaises. Les critères gardent toute leur signification mais aucun parallèle ne doit être fait d’un pays à l’autre.

C – Il est conseillé à chaque participant de se procurer la carte euro­péenne d’assurance maladie auprès de sa caisse primaire d’assurance maladie.

INVALIDITE D’UNE CLAUSE

Si l’une des stipulations de la présente information est nulle au regard d’une règle de droit en vigueur ou d’une décision judiciaire devenue dé­finitive, elle sera réputée non écrite mais toutes les autres clauses conti­nueront à lier pleinement les parties.

QUALITE DU VOYAGE

Le client aura en sa possession une « fiche d’appréciations » sur laquelle il notera les éventuels manquements aux obligations prévues qui pour­raient survenir pendant le voyage. Les délégués permanents sur place ont le pouvoir et la mission de rechercher la meilleure solution pour la satisfaction du client avec l’utilisation d’un protocole de transaction.

VOYAGEURS À MOBILITÉ RÉDUITE

Nos voyages ne sont pas tous accessibles aux personnes à mobilité réduite. Avant chaque réservation, le client devra valider avec VTO VOYAGES l’accessibilité et les disponibilités des sites, des hébergemenst et des moyens de transport. En cas d’équipements particuliers (UFR), le client devra déclarer à VTO VOYAGES les particularités de celui -ci (di­mensions, présence de batteries électriques…).

Sur place, malgré les vérifications préalables, certains ajustements peuvent être nécessaires selon le degré de handicap et les conditions d’accessibilité réelles des lieux et hébergements. Si une solution alterna­tive devait être déclenchée sur le moment, celle-ci se ferait à la charge financière du client avec le soutien technique de VTO Voyages.

DEMANDES PARTICULIERES – SANTÉ – ALLERGIES – RELIGION

Toute demande particulière concernant la prise en charge d’une per­sonne souffrant d’un problème médical (diabète, allergies alimentaires…) nécessitant un équipement spécifique (frigo dans l’autocar, héberge­ment adapté…) ou la fourniture de repas particuliers devra être transmise à VTO VOYAGES le plus tôt possible et au plus tard à l’édition du contrat de voyage.

Il en va de même des participants souhaitant une adaptation particu­lière pour la pratique d’une religion.

VTO VOYAGES mettra tout en oeuvre pour accueillir ces personnes, mais selon les conditions d’hébergement, de restauration et de transport, ces demandes ne pourront être systématiquement satisfaites ou pourront né­cessiter un supplément tarifaire ou une adaptation de la part du partci­pant (ex : repas végétariens, fourniture de ses propres repas dans le cas d’une allergie alimentaire, hébergement de l’élève concerné avec un adulte du groupe…).

Dans le cas d’un handicap, d’une allergie lourde ou d’un problème médical sérieux, le client s’engage à transmettre tous les éléments tech­niques nécessaires (PAI par exemple) par écrit et traduit dans la langue du pays d’accueil, afin de faciliter la transmission des informations aux prestataires et de sécuriser au maximum l’accueil du participant concerné.